Sommerpause im Büro? Wenn Ihr Unternehmen nicht gerade einen Betriebsurlaub vorsieht, gibt es vor und während der Urlaubszeit meist einige Kolleg:innen, die ordentlich ins Schwitzen kommen. Wer die Stellung halten muss, während andere schon den wohlverdienten Sommerurlaub genießen, freut sich über jede Möglichkeit, den Workload zu verringern und Abläufe zu automatisieren. Und auch für die Urlaubsverwaltung selbst, die Planung von Vertretungen und eine optimale Übergabe gibt es viele nützliche Werkzeuge. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick in die Toolbox der Online-Marketing-Welt und stellen die besten Programme vor, die Aufwand und Stressfaktoren deutlich verringern können.

Faire Auszeit für alle – Tools zur Urlaubsverwaltung

Wenige Teammitglieder und alle wollen zugleich in Urlaub fahren? Ein nicht unerheblicher Planungsaufwand für die Mitarbeitenden und auch die Chefetage, wenn es darum geht, die Abwesenheiten fair und vernünftig aufzuteilen – und den Überblick zu behalten.

Für eine effiziente Urlaubsverwaltung bieten sich webbasierte Tools wie TimeTac oder Factorial an. Hier können alle Teammitglieder ihre Urlaubsanträge direkt online einbringen und gegebenenfalls mit Kommentaren versehen – etwa, wie flexibel man bei Dauer oder Zeitraum des Urlaubs wäre. Die Führungsebene bzw. HR-Abteilung kann z.B. für den Sommerurlaub oder die Weihnachtszeit einen Stichtag festlegen, bis zu dem sämtliche Anträge eingegangen sein müssen. So entsteht für die Freigabe eine klare Übersicht, um alle Wünsche zu berücksichtigen bzw. für etwaige überlappende Zeiträume Kompromisse zu finden. Gibt es einen verpflichtenden Betriebsurlaub, kann auch dieser direkt im Tool eingetragen und automatisch auf alle Mitarbeitenden angewendet werden. Auch Urlaubssperren lassen sich vermerken.

Besonders praktisch: Der integrierte Kalender aktualisiert sich laufend und bietet dem gesamten Team zu jeder Zeit Überblick zu Abwesenheiten und den relevanten Vertretungen. Zudem berechnet das Programm das individuelle Urlaubssaldo automatisch – ein Überschreiten der freien Tage ist so gar nicht erst möglich.

Urlaubshero: Content-Planungs-Tools

Die digitale Welt steht nie still, auch nicht, wenn sich die Verantwortlichen in den Urlaub verabschieden. Neuer Content ist trotzdem gefragt, nicht nur, damit die Social Media Algorithmen und Google gefüttert werden, sondern auch, damit die Zielgruppe über den Sommer nicht vergisst, dass es Ihre Marke gibt. Früher einmal war es eine Herausforderung, auch während der Urlaubszeit regelmäßig frische Inhalte zu veröffentlichen. Mittlerweile geht das dank Content-Planungs-Tools denkbar einfach.

Der Platzhirsch – zumindest, wenn es um die Meta-Familie geht – ist die Meta Business Suite (ehemals Facebook Business Manager). Hier liegt nicht nur das Kontrollzentrum für sämtliche Insights zu Facebook-, Instagram- und WhatsApp-Konten, das Programm ist auch für die Urlaubszeit äußerst nützlich. Beiträge lassen sich hier beliebig lange vorab erstellen und die Veröffentlichung kann kanalübergreifend und auf die Uhrzeit genau eingeplant werden. Praktischerweise funktioniert das auch für Stories!

Um die soziale Präsenz aufrechtzuerhalten, bieten aber auch viele andere Online-Tools das Vorausplanen von Content an. Damit besteht also auch für Blogbeiträge, Newsletter, Twitter, Youtube, TikTok oder andere Kanäle die Möglichkeit, die Veröffentlichung im Voraus einzustellen und den Urlaub ganz entspannt zu genießen. Hootsuite ist hier besonders nutzerfreundlich, denn eine einheitliche Kalenderansicht bietet Überblick über sämtliche Kanäle und geplante Beiträge.

Auch Brandwatch ermöglicht die automatische Veröffentlichung in zahlreichen Social Media Kanälen und überdies einen eigenen Content Pool, in dem sämtliche Inhalte hochgeladen werden können und für das gesamte Team zugänglich sind.

Nahtlose Übergabe mit Projektmanagement-Tools

Weil auch laufende Projekte zumeist nicht einfach pausiert werden können, während die Mitarbeiter:innen am Strand liegen, sind eine verlässliche Urlaubsvertretung und ein astreines Briefing das Erfolgsrezept für Erholung ohne Umsatzeinbuße.

Hier haben Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Microsoft To-Do ihren großen Auftritt und sorgen für Entlastung. Durch das einfache und übersichtliche Auflisten von Aufgaben – inklusive Freigabestatus, Unteraufgaben, Kommentaren und Deadline – lässt sich leicht der Überblick behalten und Prioritäten können effizient gesetzt werden. Verantwortlichkeiten lassen sich leicht klären, indem Aufgaben direkt den betroffenen Teammitgliedern zugeordnet werden können. Damit alle Informationen vorhanden sind, lassen sich auch gleich Dateien anhängen.

Beim Projektmanagement auf digitale Tools zu setzen, macht übrigens das ganze Jahr über Sinn – während der Urlaubszeit sind sie aber wirklich nützlich und ersetzen Zettelwirtschaft und verwirrende Excel-Listen. Vor allem erleichtert es den Kolleg:innen nach dem Urlaub den Wiedereinstieg, da mit einem Blick alle Entwicklungsschritte und der aktuelle Stand der Dinge erfasst werden können.

Fazit: Mit der richtigen Toolbox wird die Urlaubszeit zum Erfolg

Man kann sich der Mammutaufgabe Urlaubsplanung im Unternehmen natürlich ohne Tools stellen – muss man aber nicht. Eine gut sortierte Toolbox kann die Abläufe deutlich vereinfachen und neben den Urlaubsvertretungen auch die Chefetage entlasten. Neben den hier erwähnten Programmen für Planung, Projektmanagement und dem Veröffentlichen von Content, gibt es natürlich noch viele weitere, die sich je nach Geschäftszweig und individuellem Bedarf frei miteinander kombinieren lassen. So steht der Erholung nichts mehr im Wege, auch wenn das Büro spärlich besetzt ist.

Möchten Sie Ihr Team auch abseits der Urlaubszeit entlasten? Dann sind wir gerne für Sie da und helfen, Ihre kreativen Ideen wahr werden zu lassen und Ihre Ziele zu erreichen. Unsere Expertise erstreckt sich vom Content Marketing bis zum Media Monitoring und darüber hinaus. Kontaktieren Sie uns gleich und besprechen wir zusammen Ihre Vorstellungen.