Die Sommermonate – vor allem Juli und August – sind die Reisezeit schlechthin. Das zeigt sich auch bei einem Blick in die halbleeren Büros, an den zahlreichen Abwesenheitsnotizen und potentiell überlasteten Kolleg:innen, die bei der Arbeit die Stellung halten und ihren eigenen Urlaub noch herbeisehnen.

So schön eine kleine (oder auch größere) Auszeit vom Alltagsstress auch sein kann, bietet die Urlaubszeit in Unternehmen durchaus auch Konfliktpotential, das es zu umgehen gilt. Wo genau diese Stolpersteine im Marketing liegen und wie man ihnen elegant ausweichen kann, damit die Stimmung im Team nicht kippt, zeigen wir in diesem Beitrag.

Konfliktfreie Urlaubsplanung im Team

Wer bekommt die begehrten Fenstertage, wer muss in der Weihnachtszeit die Stellung halten und wie teilt man sich die Sommermonate auf? Je mehr Mitglieder Ihr Team hat, desto komplexer wird die Planung der Abwesenheiten. Hier sind Fingerspitzengefühl, Flexibilität und frühzeitige Planung notwendig, damit alle ihren Urlaub genießen können und sich niemand übergangen oder gar ungerecht behandelt fühlt.

Am besten werden vorab klare Regeln aufgestellt und mit einem gemeinsamen Tool zur Urlaubsverwaltung gearbeitet, welches nicht nur die Planung erleichtert, sondern allen Teammitgliedern laufend Überblick über eingetragene Abwesenheiten bietet. Mögliche Regeln sind zum Beispiel, dass Kolleg:innen mit Schulkindern in den Ferienzeiten Vorrang haben, dass Fenstertage und lange Wochenenden fair aufgeteilt werden oder dass während Projektphasen und zu erfahrungsgemäß besonders geschäftigen Zeiten vielleicht sogar eine Urlaubssperre verhängt wird. Ein ganz wichtiger Aspekt ist natürlich, dass festgelegte Vertretungen nicht zur gleichen Zeit abwesend sind.

Die Urlaubsvertretung klug und fair aufteilen

Die Vertretungspositionen im Team sind so eine Sache. Wenn es die Größe der Marketingabteilung des Unternehmens zulässt, handhaben es viele Firmen so, dass Kolleg:innen derselben Abteilung einander vertreten, wenn jemand krank wird oder einen Urlaub plant. Das macht auch Sinn, da das Verständnis für viele Abläufe bereits da ist und sich einige Aufgaben oft ohnehin überschneiden.

Allerdings ist diese Lösung in kleinen Teams oft nicht möglich, wenn von vornherein nur eine oder zwei Personen die Social Media Kanäle und andere Marketingaufgaben verwalten. Zudem gibt es hier Konfliktpotential, wenn jeweils eine einzelne Person mit der doppelten Workload beglückt wird und diese zusätzlich zu den eigenen Tasks stemmen muss. Fällt die Vertretung dann vielleicht auch noch krankheitsbedingt aus, ist das Chaos perfekt.

Für das Aufteilen der Vertretungen in der Urlaubszeit ist aus rechtlicher Sicht die Führungsposition zuständig und diese sollte abwägen, was im eigenen Unternehmen am meisten Sinn macht, damit die Arbeit zwar erledigt wird, aber fair aufgeteilt ist und sich weder Nadelöhre bilden, noch einzelne Angestellte überlastet werden.

Gute Kommunikation ist hier der Schlüssel. Auch für die designierte Urlaubsvertretung gilt daher immer: Wenn die Kapazitäten nicht da sind, dies rechtzeitig ansprechen. Allerdings ist auch hier Fairness gefragt, denn irgendjemand muss die Arbeit am Ende übernehmen. Bevor sich aufgrund der Vertretungsarbeit aber Überstunden und Spätschichten anhäufen, oder wichtige Projekte liegen bleiben, ist es im Interesse aller, dass die Tasks jemand anderes übernimmt, vorausgearbeitet wird oder sie innerhalb des Teams auf mehrere Köpfe aufgeteilt werden. Wie Online Contentplanung bereits im Vorhinein funktioniert zeigen wir euch in unserem zweiten Teil der Urlaubsserie.

Die richtige Übergabe an die Urlaubsvertretung

Ob an eine einzelne Person oder mehrere Kolleg:innen: Eine gute Übergabe ist nicht nur ein Erfolgsrezept, sondern auch ein Zeichen von Respekt und Wertschätzung der Vertretung gegenüber. Sind alle wichtigen Informationen schriftlich festgehalten, ebnet dies den Weg und nimmt der Vertretungsarbeit viel Stress.

Wie sieht die richtige Urlaubsübergabe aus? Vor allem sollte sie rechtzeitig vorbereitet und kommuniziert werden, und zwar in einem persönlichen Gespräch mit ausreichend Zeit für Rückfragen. Ein rein schriftliches Übergabeprotokoll zu übergeben kann funktionieren, wenn die Vertretung den Bereich bereits gut kennt; nach Möglichkeit ist ein persönlicher Termin aber die bessere Wahl, um Missverständnissen vorzubeugen und komplexe Sachverhalte besser erklären zu können.

Idealerweise wird eine kompakte und übersichtliche Checkliste angefertigt, die alle notwendigen Informationen enthält und von der Vertretung abgearbeitet oder nach Bedarf herangezogen werden kann. Wichtige To-Dos, Deadlines, Zugänge und Passwörter, Telefonnummern und Ansprechpersonen, laufende Projekte, essenzielle Tasks und auch Erste-Hilfe-Maßnahmen, falls etwas schief geht, finden darauf Platz.

Führungspersonen können hier unterstützen, indem sie ihre Mitarbeitenden dazu anhalten, eine solche Checkliste rechtzeitig anzufertigen und eine saubere Übergabe zu gewähren.

Dankbarkeit und Wertschätzung im Team

Natürlich muss irgendjemand einspringen, wenn man selbst in den Urlaub verschwindet. Trotzdem sollte die Vertretung keinesfalls als selbstverständlich angesehen werden, schließlich wendet hier eine Kollegin oder ein Kollege wertvolle Zeit und Ressourcen auf, um die externe Unternehmenskommunikation am Laufen zu halten. Ohne gute Vertretung läuft die Erholung zudem oft weniger entspannt ab, weil vor und nach der Abwesenheit deutlich mehr zu erledigen ist und die To-Do-Liste vielen Menschen auch während dem Urlaub im Kopf herumgeistert.

Wer seinen Kolleg:innen Dankbarkeit und Wertschätzung zeigt und diese auch in Worte fasst, stärkt die Beziehungsebene und verbessert so das Miteinander im Büro. Es muss nicht gleich ein Kuchen sein (obwohl sich da bestimmt auch der Rest der Belegschaft darüber freut) – ein ernst empfundenes Dankeschön kann schon sehr viel bewirken.

Fazit: Mit Planung und Kommunikation wird die Urlaubszeit zum Erfolg

Im Sinne einer kompakten Checkliste fassen wir den Team-Knigge noch einmal übersichtlich zusammen. Die wichtigsten Punkte umfassen

• die frühzeitige und faire Urlaubsplanung,
• ein gemeinsames Tool für die Urlaubsverwaltung,
• die Vertretung sinnvoll ein- und gegebenenfalls aufzuteilen,
• eine strukturierte und rechtzeitige Urlaubsübergabe, sowie
• Dankbarkeit und Wertschätzung unter Kolleg:innen.

Werden diese Faktoren vom gesamten Team beachtet und befolgt, wird die Urlaubszeit doppelt schön. Für die Abwesenden, weil sie sich mit gutem Gewissen erholen können, und für die Kolleg:innen im Büro, die nicht unter doppeltem und/oder chaotischen Arbeitspensum schwitzen müssen.

Ob während der Urlaubszeit oder im Unternehmensalltag: Wir stehen Ihnen jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite, wenn Sie sich Unterstützung wünschen – von Social Media Marketing bis hin zu Web Design. Kontaktieren Sie uns für ein Beratungsgespräch, um Ihren individuellen Wünschen und Ideen den Weg in die Umsetzung zu bereiten.